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Intact und COOP: Mobile Auditing Case Study

Publiziert

Die COOP-Gruppe blickt auf eine mehr als 150-jährige Geschichte zurück und ist in der Schweiz als geschätzte und vertrauenswürdige Detailhändlerin tief verwurzelt.

Einst eine kleine Konsumgenossenschaft, ist COOP heute ein international tätiges Einzel- und Grosshandels-, sowie Produktionsunternehmen mit mehr als 95'000 Mitarbeitenden.
Neben den beliebten Schweizer Supermärkten gehören zur COOP-Gruppe heute auch  zahlreiche Fachformate , Online-Shops und mit der Transgourmet eine international tätige Grosshandelsgruppe. Darüber hinaus verfügt COOP mit der Bell Food Group und 8 weiteren Produktionsbetrieben über Hersteller, dienicht nur die Schweiz, sondern auch Europa mit erstklassigen Produkten versorgen.

Hintergrund
Der gemeinsame Weg von COOP und Intact geht bis zum Jahr 2004 zurück. Bereits damals setzte COOP auf Intact und ihr Auditmanagement-Tool Ecert (heute Intact Platform), um interne Qualitätsaudits von Verkaufsstellen und Logistikzentren effizient und digital abzuwickeln.

Ecert ermöglichte dem COOP Qualitätscenter die Digitalisierung ihrer Qualitätsaudits. Durch den vollständig digitalen Auditprozess gelang es, strukturierte und ganzheitlichere Audit-Daten zu gewinnen. Diese bilden seither die Basis, Qualitätsrisiken und die Qualitätsentwicklung im Zeitverlauf zu analysieren und Massnahmen zur Qualitätsverbesserung zielorientiert bestimmen zu können.

Herausforderungen und Ziele
In einer produktiven Partnerschaft arbeiten Intact und COOP kontinuierlich daran, die Prozesse des Coop Q-Centers weiter zu optimieren.

Trotz eines effizienten Audit Workflows, limitierten schwerfällige Laptops sowie das Arbeiten über einen Remote-Zugang die Auditoren in ihrer Flexibilität und Arbeitsgeschwindigkeit. Zusätzlich entstanden durch die nicht immer gegebene Internetanbindung und die benötigte Fotodokumentation Zusatzarbeiten im Anschluss an das Audit.

Technologische Entwicklungen der letzten Jahre eröffneten jedoch neue Möglichkeiten, welche COOP und Intact zur Optimierung des Prozesses nutzen wollten. Ziel war es, den Grossteil des Auditprozesses auf handliche Mobilgeräte zu überführen.

Dadurch sollte es möglich werden, Audits an einem einzelnen Tag abzuschliessen und auch die wichtige Nachbesprechung noch vor Ort durchzuführen – unabhängig von der Internetanbindung.

Lösung
Fortschritt gehört seit jeher zu Intacts DNA. Die besten Innovationen ergeben sich dabei häufig daraus, Problemstellungen von realen Kunden neu zu denken. Die gemeinsame Lösungsfindung und Intacts weltweiter Kundenstamm beflügeln den “community-driven” Entwicklungsansatz. Dies ermöglicht praxisnahes Development und führt dazu, dass kundenspezifische Problemlösungen in neue Produktgenerationen einfließen können. Davon profitiert nicht nur die gesamte Intact Community, sondern langfristig der ganze Markt.

Dank Intact Mobile können COOP Auditoren nun den gesamten Audit Prozess auf ihrem Mobilgerät abwickeln. Smarte Funktionen wie die Offline-Funktionalität, Single-Sign-On via OpenID, Voice-to-Text oder Audit Checklisten eliminieren zudem den Bedarf an zusätzlichen Tools. Die breite Konnektivität der Intact Platform ermöglicht darüber hinaus eine einfache Anbindung von Drittsystemen. COOP-Auditoren können so etwa mit aktuellen Stammdaten aus SAP arbeiten – überall und jederzeit.

Auch die Nachbearbeitung der Audits kann nun zu 100% mobil durchgeführt werden. Intact Mobile und die Intact Platform ermöglichen die Bearbeitung von Findings und Korrekturmassnahmen sowie die Erstellung von Audit Reports auf dem Mobilgerät. So haben Auditoren alle Mittel für effiziente Audits und informative Nachbesprechungen direkt in der Hand und können die Audits noch vor Ort abschliessen.

Gemeinsam gelang es COOP und Intact einen optimierten, hocheffizienten Auditprozess zu implementieren. Dieser ist nicht nur 100% digital, sondern vollständig skalierbar und wächst mit der COOP-Gruppe und ihren Anforderungen mit.

COOP Voices
„Durch den Einsatz der Intact Platform und Intact Mobile gelang es uns, ein System zu verwirklichen, das gleich mehrere für uns angestrebte Ziele erfüllt. Einerseits haben wir den so wichtigen Feedback-Prozess der Auditoren direkt in den Filialen ermöglicht. Darüber hinaus haben wir die Effizienz um mehr als 20% steigern können. Features wie die mobile Nutzung, Single-Sign-On oder das automatisierte Erstellen des Auditreports mit Fotodokumentation machen das möglich.

Der wichtigste Aspekt liegt aber mitunter im vollständig digitalen und skalierbaren System. Dies ermöglicht uns nicht nur effizient zu arbeiten, sondern versorgt uns auch laufend mit Qualitätsdaten, die uns dabei helfen, die Qualität im Unternehmen kontinuierlich  besser zu machen. Dank der umfassenden Funktionalität der Intact Platform ist „End of Life“ bei uns kein Thema mehr.“